Bureaucratie, politiek en informatie

Dat is waar ik moeite mee heb met het werken bij de Commissie

ontmoeting EU-trainees met Neelie KroesHet traineeship zit er op. Deze laatste weken stonden in het teken van afscheid nemen met het afronden van de laatste opdrachten, de afscheidsborrels en de bijeenkomsten met hoge EU functionarissen. Zo heb ik met een groep Nederlandse trainees de Eurocommissaris Neelie Kroes ontmoet. Eén van de vragen die ze aan ons stelde was wat onze indruk was van het werken bij de EU. Mevrouw Kroes voegde er meteen aan toe dat we waarschijnlijk moesten wennen aan de bureaucratie. Dit was inderdaad één van mijn struikelblokken. Naast de bureaucratie, moest ik ook wennen aan de politiek en het vinden van informatie bij de Europese Commissie.

Het uitvoeren van een opdracht kost tijd binnen de Commissie. Verschillende afdelingen moeten op de hoogte gesteld worden, veel collega’s leveren een bijdrage en tegelijkertijd zijn er de officiële procedures waar je rekening mee moet houden. Zo moet onze directrice vaak haar goedkeuring geven. Aangezien we het belastinggeld van de Europese burger uitgeven is dit goed te begrijpen, maar zeker in het begin is de manier van werken wennen. Ook zijn er procedures die efficiënter kunnen en met deze veranderingen is de Commissie nu mee bezig. Maar – je raadt het al – veranderingen doorvoeren kost tijd in een grote organisatie.

Politiek speelt soms ook een rol. Binnen je afdeling heeft iedere collega zijn eigen verantwoordelijkheid en dus zijn eigen belang. Dit komt vooral sterk naar voren wanneer er meerdere belangrijke deadlines zijn. Dan is het ook moeilijk in te schatten waar de politiek eindigt en waar cultuurverschillen beginnen. Zo ben ik als Nederlandse gewend aan een informele werkcultuur. Enkele van mijn collega’s komen echter uit Europese landen waar een hiërarchische cultuur normaal is. Voor sommige collega’s was de goedkeuring van hun directe manager nodig voordat ze hun bijdrage wilden leveren, ook al had ik de goedkeuring van mijn manager. Op dit soort momenten was het politieke spel duidelijk en kreeg ik het gevoel slechts een stagiaire te zijn.

coördinerenEen groot deel van het werk bestaat dus uit coördineren. We krijgen een opdracht binnen en vervolgens hebben we input nodig van onze collega’s. Dit houdt in dat je goed moet bedenken wie welke informatie kan hebben. Omdat er zoveel verschillende afdelingen en collega’s zijn, is het niet altijd duidelijk wie de exacte informatie heeft. Als je vergeet rond te vragen, kan het zijn dat je dubbel werk doet. Eerst lijntjes uitzetten dus en met mensen gaan praten!

In het begin had ik veel moeite met de bureaucratie, de politiek en het vinden van informatie. Maar verbazingwekkend genoeg kan ik nu na vijf maanden zeggen dat je er deels aan gewend raakt. Je verwachtingen stel je bij en je leert om te gaan met het systeem. Bij zowel mijn collega’s als mijn mede-trainees die in hetzelfde schuitje zaten, kon ik gelukkig altijd terecht met vragen en dit heeft me zeker geholpen.